Fuhrparksoftware – Funktionen, Anbieter, Auswahl

Das wichtigste Kriterium ist definitiv der Funktionsumfang, wie oben charakterisiert. Er bestimmt nicht nur die direkten Kosten der Software, sondern auch die Effizienz Ihres Systems und somit die indirekten Kosten.

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Bevor Sie alle weiteren Kriterien anwenden: Wählen Sie eine Software, die exakt Ihren Anforderungen entspricht! Wenn Sie eine Software wählen, die nicht Ihren Erfordernissen entspricht, sind alle anderen Kriterien wertlos. Wenn Sie eine Software wählen, die weit mehr kann, als Sie brauchen, zahlen Sie zu viel. Und in dem Fall, dass Ihr Fuhrpark-Setup so komplex ist, dass keine Software sämtliche funktionalen Anforderungen erfüllen kann, dann sollten wir uns direkt unterhalten.

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Über die reinen Features hinaus sehen wir digitale Workflows und Automatisierungen als wichtiges Kriterium: Ist die Software als Expertensystem konstruiert, wo jeder Nutzer sich in Menüs den nächsten Schritt selber suchen muss? Oder bietet sie Workflows, wo eine Aktivität nach Beendigung automatisch eine nächste Aktivität auslöst, so lange bis der gesamte Prozess beendet ist und Sie als Manager sehen, wie lange eine Aktivität schon aussteht? Kann das System Standardentscheidungen automatisieren und den Fuhrparkmanager entlasten, indem es seinen Fokus auf die wichtigen Entscheidungen lenkt?

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Einzelne Anbieter haben zwar Workflows, aber nur hartcodiert und zu speziellen Prozessen wie zum Beispiel dem Bestellprozess. Wenn Ihnen Workflows wichtig sind, prüfen Sie, ob sie zu jeglichem Prozess per Customizing aufgesetzt werden können! Bei Automatisierungen sind wir noch am Anfang, aber einzelne Anbieter haben auch schon sinnvolle Ansätze, die mit einfachen Regeln Entlastung bringen können.

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Technologie: Soll die Software cloudbasiert laufen, bei Ihnen On-Premise oder ist beides denkbar? Reicht Ihnen ein Software-as-a-Service-Standardprodukt oder benötigen Sie individuelle Anpassungen? Wie wichtig ist es Ihnen, wo Ihre Daten gespeichert werden? Je nachdem, wie Sie diese Fragen beantworten, sind unterschiedliche Anbieter relevant.

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Usability, Look & Feel: Wie wichtig ist es, dass Kollegen, welche die Software nutzen, diese einfach und intuitiv bedienen? Wie viele Klicks braucht man für eine Standardaktivität, wie schnell bauen sich Fenster auf? Wie schnell reagiert der technische Support des Anbieters? Achtung hier: Nicht jede Software, die optisch auf den ersten Blick gut aussieht, ist für den täglichen Gebrauch effizient zu bedienen. Wir sehen hier große Unterschiede zwischen einzelnen Anbietern.

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Geschwindigkeit und Flexibilität: Wie wichtig ist die Implementierung der neuen Software innerhalb einer bestimmten Zeit? Hat der Anbieter genügend Implementierungskapazität? Wie lange dauern spätere Anpassungen der Software an künftige Prozessänderungen? bezüglich Implementierungszeit haben wir schon Unterschiede zwischen 2 und 6 Monaten gesehen, bei nahezu gleichem Scope.

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Kosten, wie oben beschrieben – „last but not least!“ Selbstverständlich sind die Kosten sehr wichtig. Betrachten Sie aber die Kosten insgesamt, nicht nur einen offensichtlichen direkten Preis! Achten Sie außerdem darauf, welche Implikationen der richtige Funktionsumfang und die weiteren Entscheidungen haben!

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Feature-Übersichten?

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Es gibt einige kostenlose Übersichten in Fachquellen, die Fuhrparksoftware kennzeichnen, indem sie per Checkliste aufzeigen, welcher Anbieter welches Feature anbietet oder nicht, beispielsweise bei Fuhrpark.de oder Flotte.de.

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Unserer Meinung nach ist das Problem dabei, dass diese Kriterien viel zu allgemein formuliert sind. Infolgedessen ist bei fast allen Anbietern bei fast allen Kriterien „ja“ angekreuzt, umgekehrt werden die eigentlich relevanten Unterschiede nicht thematisiert – damit sind die Übersichten wertlos.

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Nur als ein Beispiel, der Beschaffungsprozess: Grob lässt sich angeben, ob die FMS einen Freigabeworkflow unterstützt oder nicht. Aber: Gibt es einen Konfigurator, der sowohl die Car Policy abbildet als auch regelmäßig Lieferantenkonditionen aktualisiert? Funktioniert dieser auch für Nutzfahrzeuge und Kauf-PKW? Ist der Freigabeworkflow individuell konfigurierbar oder muss man sich an die Software anpassen? Können Angebote von verschiedenen Anbietern automatisch angefordert und strukturiert verglichen werden?

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Das FMS-Matching-Tool von Hennecke Fleet Consulting

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Wir haben, basierend auf unseren jahrelangen Erfahrungen mit Fuhrparksoftware, die Idee einer Checkliste weiterentwickelt und ein interaktives Tool gebaut, mit dem sich die Eignung einer Fuhrparksoftware individuell für jeden Fuhrpark bestimmen lässt. Letzteres ist wichtig, weil unterschiedliche Fuhrparks unterschiedliche Anforderungen haben und demzufolge jeweils unterschiedliche FMS-Anbieter geeignet sind. ​Das Tool arbeitet folgendermaßen:

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